1. CADRU LEGAL ȘI SCOP
Prezentul plan de instruire este elaborat în conformitate cu prevederile Legii nr. 217/2016 privind diminuarea risipei alimentare, republicată, cu modificările și completările ulterioare, precum și cu prevederile Legii nr. 49/2024 pentru modificarea și completarea acesteia, ale Hotărârii Guvernului nr. 51/2019 pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare, cu modificările ulterioare, și ale altor acte normative incidente în domeniul siguranței alimentare, inclusiv Regulamentul (CE) nr. 178/2002.
În conformitate cu cadrul legislativ aplicabil, operatorii economici din sectorul agroalimentar au obligația de a implementa măsuri adecvate pentru prevenirea și reducerea risipei alimentare pe întreg lanțul operațional, inclusiv prin informarea și instruirea personalului implicat în activitățile de achiziție, recepție, depozitare, manipulare, distribuție și comercializare a produselor alimentare.
În acest context, instruirea personalului reprezintă un element esențial în asigurarea aplicării corecte și unitare a procedurilor interne privind gestionarea stocurilor, respectarea condițiilor de depozitare și manipulare, precum și implementarea măsurilor operaționale și comerciale destinate reducerii risipei alimentare.
Scopul prezentului plan este de a stabili cadrul organizat și sistematic prin care societatea asigură instruirea inițială și periodică a personalului, în vederea dezvoltării competențelor necesare pentru prevenirea risipei alimentare, reducerea pierderilor de produse și creșterea eficienței proceselor operaționale.
Totodată, planul de instruire constituie un instrument de suport pentru implementarea măsurilor prevăzute în Planul anual de diminuare a risipei alimentare, contribuind la asigurarea conformității cu obligațiile legale și la îmbunătățirea continuă a performanței organizaționale în acest domeniu.
.
2. DOMENIU DE APLICARE
Activitatea societății constă în distribuția de produse alimentare ambalate. Societatea nu desfășoară activități de procesare sau preparare a produselor alimentare, iar risipa alimentară poate apărea în principal ca urmare a deteriorării ambalajelor, gestionării necorespunzătoare a stocurilor, expirării produselor sau retururilor comerciale.
Prezentul plan de instruire se aplică tuturor activităților desfășurate în cadrul societății care pot influența direct sau indirect generarea risipei alimentare, pe întreg lanțul operațional, respectiv în etapele de planificare a achizițiilor, recepție a produselor, depozitare, manipulare, pregătire a comenzilor, distribuție către clienți și gestionare a retururilor.
Instruirea vizează întregul personal implicat în aceste activități, inclusiv personalul din departamentele de logistică și depozit, vânzări, precum și managementul operațional, având în vedere rolul fiecărei funcții în prevenirea și reducerea risipei alimentare.
Planul se aplică atât angajaților existenți, cât și personalului nou angajat. În cazul personalului nou, instruirea se realizează la momentul angajării, înainte de implicarea efectivă în activitățile peraționale. Pentru angajații existenți, instruirea are caracter periodic și se desfășoară cel puțin o dată pe an, precum și ori de câte ori intervin modificări relevante ale procedurilor interne, ale modelului operațional sau ale cadrului legislativ aplicabil.
Aplicarea planului are în vedere particularitățile modelului operațional al societății, inclusiv diferențierea între produsele gestionate intern și cele distribuite prin parteneri externi, astfel încât instruirea să reflecte riscurile specifice asociate fiecărei categorii de produse și fiecărui flux operațional.
În acest sens, programul de instruire este adaptat în funcție de responsabilitățile și atribuțiile fiecărei categorii de personal, urmărind dezvoltarea competențelor necesare pentru aplicarea corectă a procedurilor interne și a măsurilor de prevenire a risipei alimentare.
.
3. OBIECTIVE
Obiectivul general al prezentului plan de instruire îl constituie dezvoltarea și consolidarea competențelor personalului în vederea prevenirii și reducerii risipei alimentare, prin asigurarea aplicării corecte și consecvente a procedurilor interne și a măsurilor operaționale implementate la nivelul societății.
În mod specific, instruirea urmărește creșterea nivelului de conștientizare a angajaților cu privire la impactul risipei alimentare, atât din perspectivă operațională, cât și financiară, precum și clarificarea rolului și responsabilităților fiecărei funcții în cadrul proceselor care pot genera pierderi de produse.
Totodată, având în vedere specificul produselor comercializate, cu termen de valabilitate mediu și lung, programul de instruire are ca obiectiv dezvoltarea competențelor practice ale personalului în ceea ce privește gestionarea eficientă a stocurilor, prin aplicarea corectă a principiilor de rotație (FIFO), monitorizarea termenelor de valabilitate și identificarea produselor aflate în risc de expirare, precum şi prevenirea deteriorării ambalajelor pe durata manipulării și transportului.
Un alt obiectiv îl reprezintă îmbunătățirea modului de manipulare și depozitare a produselor alimentare, în vederea prevenirii deteriorărilor și menținerii calității acestora pe durata întregului flux operațional, inclusiv prin respectarea condițiilor specifice pentru produsele sensibile sau perisabile.
De asemenea, instruirea vizează creșterea capacității personalului de a gestiona eficient procesul de retur, prin evaluarea corectă a produselor returnate, reintegrarea celor conforme în circuitul comercial și identificarea rapidă a soluțiilor de valorificare pentru produsele cu termen de valabilitate redus.
În completare, planul de instruire urmărește susținerea aplicării măsurilor comerciale destinate accelerării rotației stocurilor, precum și îmbunătățirea colaborării între departamente și cu partenerii externi, în vederea creșterii vizibilității asupra stocurilor și reducerii riscurilor de acumulare a produselor nevandabile.
Prin atingerea acestor obiective, instruirea contribuie la reducerea cantităților de produse expirate sau deteriorate, la optimizarea rotației stocurilor și la diminuarea pierderilor financiare asociate risipei alimentare, în concordanță cu obiectivele stabilite în Planul anual de diminuare a risipei alimentare.
.
4. ORGANIZAREA INSTRUIRII
Instruirea personalului este organizată la nivelul societății sub coordonarea responsabilului desemnat pentru implementarea măsurilor de prevenire și reducere a risipei alimentare, în colaborare cu departamentele operaționale implicate.
Procesul de instruire este structurat astfel încât să asigure acoperirea tuturor activităților relevante din cadrul fluxului operațional, fiind corelat cu riscurile identificate și cu măsurile implementate la nivelul societății pentru diminuarea risipei alimentare.
Instruirea se realizează atât la momentul angajării personalului nou, înainte de implicarea efectivă în activitățile operaționale, cât și periodic, cel puțin o dată pe an, pentru angajații existenți. În plus, sesiuni suplimentare de instruire sunt organizate ori de câte ori intervin modificări ale procedurilor interne, ale modelului operațional sau ale cadrului legislativ aplicabil, precum și în situațiile în care sunt identificate neconformități sau zone cu risc ridicat de generare a risipei alimentare.
Programul de instruire este adaptat în funcție de specificul activității și de responsabilitățile fiecărei categorii de personal, astfel încât informațiile transmise să fie relevante și aplicabile în activitatea curentă. În acest sens, instruirea poate avea un caracter general, aplicabil tuturor angajaților, sau un caracter specific, destinat anumitor funcții sau departamente (de exemplu: depozit, logistică, vânzări).
Instruirea se poate desfășura în format fizic sau online, în funcție de necesitățile operaționale și de disponibilitatea resurselor, și este susținută de personal intern cu atribuții relevante sau, după caz, de persoane desemnate cu competențe în domeniu.
În vederea asigurării eficienței procesului de instruire, societatea urmărește corelarea tematicii abordate cu situațiile concrete întâlnite în activitatea curentă, inclusiv prin utilizarea exemplelor practice, a analizelor de caz și a informațiilor rezultate din monitorizarea indicatorilor privind risipa alimentară.
.
5. CONȚINUTUL INSTRUIRII
Programul de instruire este structurat astfel încât să acopere în mod integrat toate aspectele relevante pentru prevenirea și reducerea risipei alimentare, fiind corelat cu riscurile identificate și cu măsurile operaționale, comerciale și de monitorizare implementate la nivelul societății.
În cadrul instruirii sunt prezentate prevederile cadrului legal aplicabil, precum și obligațiile societății și ale angajaților în domeniul prevenirii risipei alimentare, cu accent pe responsabilitatea individuală în desfășurarea activităților curente.
Un element central al instruirii îl constituie gestionarea stocurilor, incluzând aplicarea principiilor de rotație FIFO, evidența produselor pe loturi și termene de valabilitate, precum și monitorizarea permanentă a stocurilor în vederea identificării produselor aflate în risc de expirare. În acest context, angajații sunt instruiți cu privire la importanța corelării activităților de aprovizionare și distribuție cu dinamica vânzărilor și cu specificul fiecărei categorii de produse.
Instruirea include, de asemenea, aspecte practice privind manipularea și depozitarea produselor alimentare, cu accent pe prevenirea deteriorărilor și menținerea calității acestora. Sunt abordate condițiile specifice de depozitare, inclusiv cele privind temperatura, umiditatea și integritatea ambalajelor, în funcție de cerințele fiecărei categorii de produse.
În ceea ce privește procesul de retur, instruirea vizează modul de evaluare a produselor returnate, criteriile de încadrare a acestora în produse conforme sau neconforme și modalitățile de reintegrare în stoc sau de direcționare către alte forme de valorificare. Se acordă o atenție deosebită gestionării produselor cu termen de valabilitate redus, în vederea limitării pierderilor.
Programul de instruire abordează și măsurile comerciale utilizate pentru accelerarea rotației stocurilor, precum acordarea de discounturi, realizarea de pachete promoționale sau redistribuirea produselor între canale de vânzare, precum și rolul departamentului de vânzări în prevenirea acumulării de produse greu vandabile.
Pentru produsele perisabile gestionate prin parteneri externi, instruirea include prezentarea modelului operațional specific, responsabilitățile părților implicate și importanța monitorizării informațiilor privind stocurile, vânzările și produsele aflate în risc de expirare, în vederea ajustării deciziilor comerciale și de aprovizionare.
Totodată, instruirea cuprinde aspecte privind trasabilitatea și documentarea operațiunilor, inclusiv evidența produselor pe loturi, înregistrarea fluxurilor de intrare și ieșire, precum și gestionarea documentelor aferente produselor returnate, redistribuite sau eliminate.
În completare, sunt prezentate măsurile de valorificare alternativă a produselor, aplicabile în situațiile în care acestea nu mai pot fi comercializate, dar sunt încă sigure pentru consum. În acest sens, societatea urmărește direcționarea produselor eligibile către operatori receptori, în baza unor relații contractuale, cu respectarea cerințelor privind siguranța alimentară și trasabilitatea.
Procesul presupune identificarea produselor care îndeplinesc condițiile pentru redistribuire, verificarea integrității și a termenului de valabilitate, precum și asigurarea documentării corespunzătoare a transferului acestora către entitățile beneficiare.
Pentru produsele care nu mai sunt adecvate consumului uman, dar pot fi valorificate în alte moduri, societatea are în vedere soluții alternative, acolo unde cadrul legal permite, sau direcționarea către procese de reciclare organică, inclusiv compostare sau producere de biogaz.
În toate situațiile, deciziile privind valorificarea alternativă sunt luate cu respectarea prevederilor legale aplicabile și a procedurilor interne, urmărindu-se limitarea pierderilor și reducerea impactului asupra mediului.
Prin structura și conținutul său, programul de instruire urmărește asigurarea unei înțelegeri clare și aplicabile a tuturor proceselor care pot influența risipa alimentară, contribuind la implementarea eficientă a măsurilor stabilite la nivelul societății. În cadrul instruirii sunt prezentate principalele situații care pot genera risipă alimentară în activitatea de distribuție:
- deteriorarea ambalajelor în timpul manipulării și transportului
- supra-stocarea unor produse cu rotație lentă
- estimarea incorectă a cererii
- retururi comerciale de la clienții companiei PBD
- depozitarea în condiții necorespunzătoare de umiditate sau temperatură
- gestionarea necorespunzătoare a loturilor (FIFO)
.
6. EVIDENȚA INSTRUIRII
Societatea asigură menținerea unei evidențe clare, complete și actualizate a tuturor activităților de instruire desfășurate în domeniul prevenirii și reducerii risipei alimentare, în vederea demonstrării conformității cu cerințele legale și a monitorizării nivelului de instruire a personalului.
Evidența instruirilor cuprinde, după caz, informații referitoare la data și tipul instruirii (inițială sau periodică), tematica abordată, durata sesiunii, forma de desfășurare, precum și lista participanților. Participarea la instruire este confirmată prin semnătură sau prin alte mijloace de validare, în funcție de modul de organizare a instruirii.
În completare, societatea poate include în evidențele aferente instruirii și rezultatele evaluărilor realizate ulterior sesiunilor de instruire, acolo unde acestea sunt aplicabile, în vederea monitorizării nivelului de înțelegere și aplicare a informațiilor transmise.
Documentele aferente instruirii sunt păstrate și arhivate în condiții care asigură integritatea și accesibilitatea acestora, putând fi puse la dispoziția autorităților competente sau a altor entități abilitate, la solicitare.
Gestionarea evidenței instruirilor este realizată de către responsabilul desemnat, care asigură actualizarea permanentă a datelor și corelarea acestora cu situația personalului și cu planificarea instruirilor.
.
7. RESPONSABILITĂȚI
Responsabilitățile privind organizarea și desfășurarea procesului de instruire în domeniul prevenirii și reducerii risipei alimentare sunt stabilite la nivelul societății, în corelare cu atribuțiile fiecărui departament implicat în activitățile operaționale.
Responsabilul desemnat pentru implementarea măsurilor de reducere a risipei alimentare coordonează procesul de instruire, asigură elaborarea și actualizarea conținutului în funcție de modificările legislative, de riscurile identificate și de măsurile implementate la nivelul societății, precum și monitorizează desfășurarea instruirilor și participarea personalului.
Departamentul Logistică / Depozit – are responsabilitatea de a aplica în activitatea curentă principiile și regulile prezentate în cadrul instruirii, în special în ceea ce privește gestionarea stocurilor, monitorizarea termenelor de valabilitate, respectarea condițiilor de depozitare și manipulare a produselor, precum și gestionarea retururilor.
Departamentul Vânzări -contribuie la prevenirea risipei alimentare prin aplicarea măsurilor comerciale destinate accelerării rotației stocurilor, monitorizarea performanței produselor și comunicarea permanentă cu partenerii privind situația stocurilor și a vânzărilor, utilizând în mod activ informațiile dobândite în cadrul instruirilor.
Managementul operațional – are rolul de a analiza rezultatele instruirilor și impactul acestora asupra activității curente, de a identifica zonele de risc și de a dispune măsuri pentru îmbunătățirea proceselor, asigurând totodată resursele necesare pentru desfășurarea instruirilor.
De asemenea, managementul asigură integrarea obiectivelor privind reducerea risipei alimentare în activitatea organizațională și urmărește aplicarea consecventă a măsurilor stabilite.
Angajații au obligația de a participa la instruirile organizate, de a însuși informațiile transmise și de a le aplica în activitatea curentă, contribuind activ la prevenirea și reducerea risipei alimentare prin respectarea procedurilor interne și semnalarea situațiilor care pot genera pierderi de produse.
.
8. EVALUAREA EFICIENȚEI
Eficiența programului de instruire este evaluată în mod continuu, prin corelarea nivelului de pregătire al personalului cu evoluția indicatorilor operaționali relevanți pentru prevenirea și reducerea risipei alimentare.
Evaluarea are în vedere atât gradul de participare și nivelul de înțelegere a informațiilor transmise în cadrul instruirilor, cât și impactul concret al acestora asupra activității curente, reflectat în modul de aplicare a procedurilor și în reducerea neconformităților operaționale.
În acest sens, societatea utilizează un set de indicatori de performanță (KPI) care permit monitorizarea eficienței instruirii și identificarea eventualelor zone care necesită îmbunătățiri. Acești indicatori includ, fără a se limita la:
- gradul de acoperire a instruirii, respectiv ponderea angajaților instruiți din totalul personalului vizat;
- nivelul de participare la sesiunile de instruire;
- rezultatele evaluărilor realizate ulterior instruirii, acolo unde acestea sunt aplicabile;
- numărul și tipologia neconformităților identificate în activitatea operațională (ex: erori în aplicarea principiilor de rotație a stocurilor, gestionarea necorespunzătoare a produselor cu termen de valabilitate redus, manipulare sau depozitare neconformă);
- evoluția cantităților de produse expirate sau deteriorate;
- ponderea produselor aflate în risc de expirare;
- nivelul retururilor generate de cauze operaționale;
- rata de rotație a stocurilor, pe categorii de produse.
Analiza acestor indicatori se realizează periodic, în corelare cu datele rezultate din monitorizarea activității operaționale și din raportările interne, în vederea evaluării impactului instruirii asupra reducerii risipei alimentare.
Rezultatele evaluării sunt utilizate pentru ajustarea conținutului programelor de instruire, adaptarea frecvenței acestora și orientarea instruirilor suplimentare către zonele în care sunt identificate riscuri sau performanțe sub nivelul așteptat.
Prin acest mecanism, societatea asigură o abordare dinamică și orientată spre îmbunătățire continuă a procesului de instruire, în strânsă legătură cu obiectivele stabilite privind prevenirea și reducerea risipei alimentare.
.
9. REVIZUIRE
Prezentul plan de instruire este analizat și revizuit periodic, cel puțin o dată pe an, sau ori de câte ori intervin modificări relevante în cadrul legislativ aplicabil, în activitatea societății sau în modelul operațional de gestionare a produselor alimentare.
Procesul de revizuire are în vedere rezultatele obținute în urma evaluării eficienței instruirii, în special analiza indicatorilor de performanță utilizați pentru monitorizarea risipei alimentare și a nivelului de conformare a personalului la procedurile interne.
Totodată, revizuirea ia în considerare neconformitățile identificate în activitatea curentă, evoluția riscurilor asociate risipei alimentare, precum și feedback-ul provenit din partea departamentelor operaționale și a managementului.
În funcție de concluziile acestei analize, conținutul programului de instruire, frecvența și modul de desfășurare a acestuia pot fi ajustate, în vederea creșterii eficienței și a adaptării la nevoile organizației.
Revizuirea planului este realizată de către responsabilul desemnat, cu aprobarea managementului societății, asigurându-se astfel menținerea unui cadru actualizat și adecvat pentru instruirea personalului în domeniul prevenirii și reducerii risipei alimentare.
data: 10 martie 2026
Descarcă documentul în format PDF